Das Arbeitsleben in Deutschland hat sich durch Corona in den letzten Monaten grundlegend verändert. Homeoffice und virtuelle Teamarbeit sind für viele Unternehmen der neue Alltag. Führungskräfte, die zu Beginn skeptisch waren, stellen mittlerweile fest, dass das Arbeiten im Homeoffice funktioniert. Die Mitarbeiter gehen souverän mit der Technik um, arbeiten produktiv und genießen es, nicht pendeln zu müssen. Doch für viele Teams ist das räumlich getrennte Arbeiten neu und ungewohnt. Damit Zusammenarbeit auch digital gelingt, müssen Kommunikation und Prozesse transparent sein.
Virtuelle Teamarbeit braucht klare Kommunikation
In einem Büro herrscht eine hohe Transparenz, denn das Team sitzt meist nah zusammen. Ist ein Kollege nicht an seinem Platz, sieht man das. Telefoniert die Kollegin, hört man das. Gibt es Fragen, kann man die Kollegen kurz ansprechen. Im Homeoffice funktioniert das nicht so eindeutig. Teammitglieder in virtuellen Teams müssen in deshalb engem Austausch stehen. Eine klare Kommunikation über die Aufgabenverteilung beispielsweise ist Pflicht. Denn doppelt erledigte Aufgaben, verschwenden wertvolle Zeit.
Ein Austausch von Informationen in Echtzeit ist notwendig, insbesondere in Unternehmensbereichen, bei denen sich im Laufe des Tages viel tut. So lässt sich – auch über verschiedene Zeitzonen hinweg – verfolgen, welche Aufgaben bereits erledigt sind und wie der aktuelle Stand bei einem Thema ist. Ein stockender Informationsfluss frustriert und behindert die Mitarbeiter. Kommunikationstools helfen dabei, effizient zu kommunizieren.
Regeln aufstellen und klare Absprachen treffen
Erfolgreiche Teamarbeit setzt voraus, dass sich die Teammitglieder selbst organisieren. Eine gründliche Dokumentation in Handbüchern, Wikis oder FAQ sind eine wichtige Stütze. Insbesondere, wenn Teamkollegen am anderen Ende der Welt sitzen und zu anderen Zeiten arbeiten. Auch gepflegte Kalender schaffen Transparenz. Außerdem sollten Teams ein paar Regeln verabreden, um besser miteinander zu arbeiten: Wann muss auf eine Mail reagiert werden? Wie schnell meldet man sich nach einem verpassten Telefon- oder Videoanruf zurück? Gelten im Homeoffice die gleichen Arbeits- und Pausenzeiten wie im Büro?
Für den Teamzusammenhalt ist es zudem sinnvoll, sich zu festen Zeiten – täglich oder wöchentlich – zu sehen und zu sprechen. Für eine angenehme Arbeitsatmosphäre sind Pünktlichkeit bei jeder Art von Besprechung und ein respektvoller Umgang miteinander unverzichtbar.
Führungskräfte erhalten bei solchen Teammeetings Einblick in die Bedürfnisse der Mitarbeiter: Sind alle ausreichend informiert? Ist die Kommunikation klar und umfassend genug?
Je länger die Corona-Krise andauert, desto stärker wird der Trend zu virtueller Teamarbeit und Homeoffice anhalten. In manchen Unternehmen entschieden die Mitarbeiter zukünftig sogar selbst, wann und ob sie ins Büro zurückkehren. Grund genug, die digitale Zusammenarbeit zu optimieren – auch für die Zeit der Rückkehr in die Geschäftsräume.
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